Manual de Configuración del Sistema

Orden de configuración

Antes de que el sistema funcione correctamente para estudiantes, docentes y kiosco, un administrador debe completar tres módulos en este orden:

Acceso al sistema

El acceso al sistema se realiza en 3 pasos: primero se confirma la institución, luego se selecciona el rol y finalmente se autentica según el tipo de usuario.

Flujo según el rol seleccionado

Identidad del plantel

Este módulo guarda los datos que aparecen en carnets, constancias y encabezados de todo el sistema. Es el primer paso antes de imprimir cualquier documento.

Campos obligatorios

Ubicación

Configuración académica

Estos parámetros afectan el comportamiento del módulo de notas y boletines.

Acceso del personal de portería

El acceso al módulo de portería ya no usa una clave PIN compartida. Cada operador de portería tiene su propio usuario con correo electrónico y contraseña, gestionado desde Configuración Institucional → Gestión de Usuarios.

• 1
  Ir a /config-escuela → sección Gestión de Usuarios.
• 2
  Crear un nuevo usuario con rol Portería, asignando correo y contraseña.
• 3
  Entregar las credenciales al operador. Ese usuario queda restringido a la pantalla /entrada-estudiantes.

Tabla de docentes

La tabla de docentes lista todos los perfiles registrados en la colección docentes. Cada fila muestra el perfil del docente y su relación con los horarios.

Registrar docente

Al hacer clic en + Nuevo docente, se abre un modal con el formulario de creación. El ID del documento en Firestore es la cédula del docente.

Campos del formulario

Lista de materias

Las materias disponibles en los chips se cargan de la colección asignaturas (campo activo: true). Si una materia no aparece en la lista, debe ser creada primero en esa colección desde Firestore o desde el módulo de asignaturas.

Editar y desactivar docente

Editar perfil

Clic en Editar en la fila del docente. Se abre el mismo modal con los datos precargados. La cédula aparece en modo solo-lectura y no es editable.

Ver horario

Clic en Horario abre un panel lateral con todas las franjas del docente organizadas por día. Desde ahí hay un enlace directo al constructor de horarios.

Desactivar / Reactivar

El botón alterna el campo activo entre true y false. Un docente inactivo:

• No aparece en la lista del constructor de horarios
• No puede escanear QR ni registrar asistencia
• Sus horarios anteriores quedan en Firestore pero sin efecto
• Su cuenta de usuario en Firebase Auth permanece activa (desactivar por separado en Usuarios)

Roles del sistema

EnClase tiene tres roles. Cada rol tiene acceso a módulos distintos. El rol se almacena en el campo role del documento en la colección usuarios.

Tabla de usuarios

Crear usuario

Crear un usuario crea una cuenta en Firebase Authentication y guarda un documento en la colección usuarios con el UID como ID.

• 1
  Ingrese el email con el que el docente iniciará sesión. Idealmente el email institucional.
• 2
  Ingrese una contraseña temporal. El docente podrá cambiarla usando el link de restablecimiento.
• 3
  Seleccione el rol. Si es Docente, aparecerá el selector de cédula para vincularlo.
• 4
  Si el rol es Docente, seleccione su cédula del dropdown (carga desde docentes activos). Esto vincula la cuenta con el horario y el portal.
• 5
  El sistema crea la cuenta en Firebase Auth sin desloguear al administrador actual (usa una instancia secundaria de Firebase). Luego guarda el documento en usuarios/{uid}.

Resetear contraseña

En el modal de edición, el botón Enviar link para cambiar contraseña usa sendPasswordResetEmail() de Firebase. El docente recibirá un email con un enlace válido por 1 hora.

Desactivar usuario

El botón en el modal de edición actualiza el campo activo: false en Firestore. Esto impide el acceso desde la lógica de la aplicación (auth-guard.js verifica este campo), pero la cuenta en Firebase Auth sigue existiendo técnicamente.

Matriz de permisos

La siguiente tabla muestra exactamente qué módulos puede acceder cada rol. Esta matriz está integrada en la interfaz de /gestion-usuarios como referencia rápida.

Flujo completo — alta de un docente nuevo

Este es el proceso paso a paso para incorporar un nuevo docente al sistema desde cero:

• 1
  Config-escuela está completa — nombre, año escolar y logo guardados. Requisito previo.
• 2
  Ir a /gestion-docentes → clic en + Nuevo docente. Completar: cédula, nombre completo, email, especialidad, estado = Activo. Seleccionar las materias que dictará (chips). Guardar.
• 3
  Ir a /gestion-usuarios → clic en + Nuevo usuario. Email (institucional), contraseña temporal, rol = Docente. En el dropdown de cédula, seleccionar al docente recién creado. Guardar.
• 4
  Enviar credenciales al docente: email + contraseña temporal. Opcional: usar el botón "Enviar link para cambiar contraseña" para que el docente elija la suya.
• 5
  Asignar horario en /horarios usando la cédula del docente. El docente ya aparecerá disponible en el constructor de horarios.
• 6
  Docente listo. Al iniciar sesión en /login será redirigido a /portal-docente donde verá su horario, podrá registrar asistencia con QR y cargar notas.

Importar Docentes desde Excel

Cuando hay muchos docentes que cargar de una vez, se puede usar la importación masiva desde Excel en lugar de registrarlos uno a uno. El botón "Importar Excel" está en la barra de controles de /gestion-docentes.

Flujo de importación — 3 pasos

• 1
  Subir el archivo — Arrastrar el .xlsx a la zona punteada del modal o hacer clic para seleccionarlo. La plantilla oficial debe tener la hoja DOCENTES.
• 2
  Vista previa — El sistema muestra cada fila con su estado: ✅ listo / ⚠️ con aviso / ❌ con error. Los ❌ no se importan (falta cédula o nombre). Los ⚠️ sí se importan (sin email o sin especialidad).
• 3
  Confirmar — Clic en "Importar (N)". El sistema importa fila a fila con barra de progreso. Si una cédula ya existe, la omite sin error.

Personal Administrativo — Tabla

El módulo de personal administrativo y de servicio está en /panel-rrhh, en la pestaña "Personal Administrativo". Aquí se gestionan todos los empleados que no son docentes: coordinadores, secretarias, personal obrero, vigilancia, conserjes, etc.

La tabla muestra: nombre, cédula, cargo, teléfono, número de asistencias del mes en curso y estado (Activo/Inactivo). Se puede filtrar por texto (nombre o cédula) o por cargo usando el selector.

Agregar y Editar Personal

• 1
  Ir a /panel-rrhh → pestaña Personal Administrativo.
• 2
  Clic en "+ Agregar". Completar cédula, nombre completo, cargo (seleccionar del menú), teléfono y estado.
• 3
  Clic "Guardar". La persona aparece en la tabla y queda registrada en Firestore bajo personal/{cedula}. Desde ese momento la portería la reconocerá al escanear.

Para editar, hacer clic en el ícono de lápiz en la fila. Para desactivar sin eliminar, usar el botón de toggle en la columna Estado.

Importar Personal desde Excel

Para cargar muchos empleados a la vez, usar el botón "Importar Excel" en la pestaña Personal. El flujo es idéntico al de docentes: 3 pasos con vista previa.

Módulo Secretaría

Tab 1 — Consulta de persona

Buscar por cédula o nombre. El sistema muestra la persona con su cargo/tipo, si tiene entrada o salida registrada hoy, y su estado de solvencia (si es estudiante). La búsqueda recorre las tres colecciones automáticamente.

Tab 2 — Asistencia del día

Vista unificada de todos los registros de portería del día actual, combinando asistencias_estudiantes, asistencias_docentes y asistencias_personal en una sola tabla. Cada fila muestra tipo (EST / DOC / PER), nombre, hora y tipo de registro (ENTRADA / SALIDA).

Checklist de configuración inicial

Configuración del plantel

• Logo del plantel subido (PNG/JPG)
• Nombre completo y siglas completados
• Código de Plantel MPPE ingresado
• Nombre del Director(a) completado
• Año escolar activo configurado (ej: 2025-2026)
• Dirección, municipio y zona educativa completados
• Escala de calificación y nota mínima definidos

Por cada docente nuevo

• Perfil creado en /gestion-docentes (cédula, nombre, especialidad)
• Materias asignadas en los chips del formulario
• Estado = Activo
• Cuenta creada en /gestion-usuarios con rol = Docente
• Cédula vinculada en el dropdown de usuarios
• Credenciales entregadas al docente (o link de reset enviado)
• Horario asignado en el módulo de horarios
• Docente verificó acceso a /portal-docente