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Manual de Control de Estudios

Rol: Jefe de Área / Admin · módulos /sabana, /boletines, /constancias, /reporte-asistencia · 2026

Orden de uso de los módulos

Jefe de Área / Admin — Control de estudios se opera al cierre de cada lapso y en el seguimiento diario de asistencia.

Los módulos de Control de Estudios funcionan en secuencia. Respetar el orden evita tener que volver atrás a corregir datos.

  • 1
    Portal Docente — Carga de notas
    Los docentes ingresan a /portal-docente, seleccionan la materia y el lapso, y guardan las notas desde la pestaña Notas. Este paso lo hace cada docente antes de que Control de Estudios abra cualquier módulo.
  • 2
    /sabana — Verificar notas cargadas
    El Jefe de Área revisa la tabla pivot para confirmar que no haya celdas vacías inesperadas. Detecta materias o docentes que no han guardado notas a tiempo.
  • 3
    /boletines — Generar boletines y cuadro de honor
    Con las notas completas, se generan los boletines individuales y se identifica el cuadro de honor del lapso.
  • 4
    /constancias — Emitir constancias individuales
    Se emiten constancias de estudio, conducta o notas para alumnos que las soliciten, con los datos de la institución impresos automáticamente.
  • 5
    /reporte-asistencia — Reporte diario MPPE
    Se consulta la asistencia de cualquier día por grado/sección. Se imprime en el formato estándar del Ministerio.
  • 6
    /estadistica-mensual — Planilla mensual Zona Educativa
    Al cierre de cada mes, se genera la planilla de matrícula y asistencia que se envía a la Zona Educativa.
Prerrequisito clave Los docentes deben haber guardado las notas desde el Portal Docente → pestaña Notas antes de que el Jefe de Área consulte la sábana. Si una celda aparece vacía en la sábana, el docente de esa materia aún no ha guardado sus notas.

Sábana de notas /sabana

Preescolar / Educación Inicial La sábana es exclusiva para grados con calificaciones numéricas (primaria y bachillerato). Si seleccionas un grado de Educación Inicial, el sistema lo detecta y te redirige a Boletines, donde se gestionan las evaluaciones descriptivas (L / EP / I).
Jefe de Área / Admin — Vista completa de todas las notas del grado. Detecta materias sin notas antes de imprimir boletines.

La sábana es una tabla pivot alumno × materia. Cada fila es un alumno; cada columna es una materia. La intersección muestra la nota del lapso seleccionado. La columna final muestra el Promedio General.

Cómo cargar la sábana

  • 1
    Seleccionar Grado y Sección en los desplegables superiores.
  • 2
    Seleccionar el Lapso (1er Lapso, 2do Lapso, 3er Lapso).
  • 3
    Presionar el botón Cargar. La tabla se genera en segundos.
/sabana — Sábana de notas · 1er Lapso
GRADO
4to Año ▾
SECCIÓN
A ▾
LAPSO
1er Lapso ▾
Cargar
Exportar CSV
Imprimir
Alumno Matemática Castellano Biología Historia Inglés Prom. General
González Pérez, María 19 17 18 16 20 18.0
Martínez Díaz, Carlos 12 15 13 16 14 14.0
Rodríguez Silva, Ana 7 11 — 13 8 9.8
Torrealba Mora, Luis 15 18 17 19 16 17.0
Leyenda: ≥ 18 — Excelente 15 – 17 — Bueno 10 – 14 — Regular < 10 — Reprobado — = sin nota

Exportar CSV

El botón Exportar CSV descarga un archivo con todos los datos de la tabla. El archivo incluye el BOM UTF-8 al inicio para que Excel lo abra correctamente con tildes, eñes y caracteres especiales sin ninguna configuración adicional.

Imprimir sábana

El botón Imprimir genera una vista de impresión limpia que incluye un encabezado oficial con el nombre del plantel (tomado de config/institucion), el grado, la sección, el lapso y la fecha de impresión. No aparece ningún elemento de la interfaz del sistema.

Celda vacía (—) vs. nota cero Una celda con "—" significa que el docente no ha guardado la nota todavía. Una celda con "0" significa que la nota fue registrada como cero. Antes de imprimir boletines, todas las celdas deben tener un valor numérico.

Boletines de calificaciones /boletines

Jefe de Área / Admin — Genera los boletines individuales del lapso e identifica el cuadro de honor.
Prerrequisito Verificar en la sábana que no haya celdas vacías antes de generar boletines. Un boletín con notas faltantes se imprimirá con espacios en blanco.

Cómo generar los boletines

  • 1
    Seleccionar Grado, Sección y Lapso en los filtros superiores.
  • 2
    Presionar Cargar boletines. El sistema genera una tarjeta por alumno.
  • 3
    Revisar la galería de tarjetas. Cada tarjeta muestra: foto del alumno, nombre completo, promedio global del lapso y posición en la sección.
  • 4
    Para ver el detalle, hacer clic en la tarjeta del alumno. Se abre el modal individual con la tabla completa de materias.
/boletines — 4to Año "A" · 1er Lapso
Cuadro de Honor
M
González P., María
18.0
Posición 1° en la sección
L
Torrealba M., Luis
17.0
Posición 2° en la sección
C
Martínez D., Carlos
14.0
Posición 3° en la sección
Imprimir todos los boletines

Modal individual del alumno

Al hacer clic en una tarjeta se abre el boletín completo del alumno con:

  • Encabezado con nombre del plantel, código de plantel, director/a y año escolar (de config/institucion)
  • Tabla de materias con columnas E1 / E2 / E3 / Promedio por cada materia
  • Fila de totales con el promedio general del lapso
  • Posición del alumno en la sección
  • Botón Imprimir este boletín — imprime solo el modal, con layout limpio sin UI

Cuadro de honor

Se considera cuadro de honor al alumno que cumple ambas condiciones: posición 1, 2 o 3 en la sección y promedio general igual o mayor a 18 puntos. Las tarjetas de cuadro de honor aparecen con borde dorado y la etiqueta correspondiente.

Imprimir todos los boletines

El botón Imprimir todos abre el diálogo de impresión con todos los boletines de la sección, separados por un salto de página entre cada alumno (page-break-after: always). Ideal para imprimir en un solo lote.

Celdas vacías en el modal Si un docente no guardó la nota de un evaluativo específico (E1, E2 o E3), esa celda aparece vacía en la tabla del boletín. No bloquea la impresión, pero es una señal de que el registro está incompleto.

Constancias estudiantiles /constancias

Admin / Jefe de Área — Emite constancias oficiales con datos de la institución. El documento es editable antes de imprimir.

El módulo genera tres tipos de constancias. Todas usan los datos de config/institucion (nombre del plantel, codPlantel, RIF, nombre del director/a, cargo) como encabezado oficial.

Paso 1 — Buscar al alumno

El buscador superior tiene autocompletado por nombre: al escribir las primeras letras aparece una lista de coincidencias. Seleccionar al alumno para cargar sus datos.

Paso 2 — Seleccionar tipo de constancia

Tipo Contenido Campos editables
Constancia de Estudio Certifica que el alumno está inscrito en el nivel, grado y sección indicados, durante el año escolar en curso. Cualquier párrafo del cuerpo, fecha
Constancia de Conducta Certifica el comportamiento del alumno. Se selecciona la calificación y el texto del cuerpo se genera dinámicamente. Calificación (Excelente / Buena / Regular), cualquier párrafo, fecha
Constancia de Notas Incluye tabla con E1 / E2 / E3 / Promedio por materia. Se puede filtrar por un lapso específico o mostrar todos los lapsos. Lapso (o "Todos los lapsos"), fecha

Constancia editable

Una vez generada la vista previa, cualquier párrafo del cuerpo es editable: al hacer clic sobre él se activa la edición libre de texto. La fecha también es editable con un clic. Esto permite personalizar el nombre del director, agregar observaciones o ajustar la redacción sin modificar la plantilla base.

/constancias — Vista previa de constancia de estudio
UNIDAD EDUCATIVA COLEGIO EJEMPLO
Código Plantel: OA29010001 · RIF: J-12345678-9
Caracas, Distrito Capital
Constancia de Estudio

Quien suscribe, Prof. Juan Pérez López, Director(a) de la Unidad Educativa Colegio Ejemplo, hace constar que el/la estudiante MARÍA GONZÁLEZ PÉREZ, titular de la C.I. Nº V-28.500.123, cursa el 4to Año, Sección "A", en la modalidad de Educación Media General, durante el año escolar 2025–2026.

Constancia que se expide a petición de la parte interesada, en Caracas a los 05 días del mes de junio de 2026.

Prof. Juan Pérez López
Director(a)
Imprimir constancia

Imprimir constancia

El botón Imprimir activa un layout de impresión limpio: logo del plantel, encabezado oficial completo, cuerpo de la constancia y espacio para firma y sello. No aparece ningún elemento de la interfaz del sistema.

Consejo Editar el texto antes de imprimir para personalizar el nombre del director, agregar el cargo actualizado o incluir cualquier detalle específico que requiera la constancia. Los cambios son solo para esa impresión; no modifican los datos del alumno en el sistema.

Reporte de asistencia MPPE /reporte-asistencia

Jefe de Área / Admin — Reporte diario en formato estándar del Ministerio de Educación (MPPE).

El reporte muestra la asistencia diaria de un grado y sección para la fecha seleccionada. Los datos provienen de la colección asistencias_estudiantes en Firestore, donde la portería registra las entradas y salidas.

Cómo generar el reporte

  • 1
    Seleccionar la Fecha del reporte (selector de calendario).
  • 2
    Seleccionar Grado y Sección.
  • 3
    Presionar Cargar. La tabla se genera con los datos de asistencia de ese día.
/reporte-asistencia — 4to Año "A" · 05/06/2026
# Alumno Sexo Estado
1 González Pérez, María H P
2 Martínez Díaz, Carlos V A
3 Rodríguez Silva, Ana H P
4 Torrealba Mora, Luis V P
Subtotales:  Varones: 1 P / 1 A  |  Hembras: 2 P / 0 A  |  Total: 3 Presentes / 1 Ausente
Imprimir reporte MPPE

Subtotales al pie

La tabla incluye una fila de totales que desglosa: Varones Presentes / Varones Ausentes + Hembras Presentes / Hembras Ausentes = Total general. Este formato es el requerido por la planilla estándar del MPPE.

Imprimir reporte

El botón Imprimir reporte MPPE genera una vista de impresión con el encabezado oficial del plantel (nombre, codPlantel, director/a), la fecha, grado y sección, la tabla de asistencia y los subtotales. No aparece ningún elemento de la interfaz.

Criterio de presencia Un alumno figura como PRESENTE (P) únicamente si tiene un registro de ENTRADA en portería para esa fecha. Si el alumno no pasó por el lector de portería, aparece como AUSENTE (A) aunque haya estado físicamente en el plantel. Cualquier corrección debe hacerse directamente en Firestore por el administrador.

Estadística mensual MPPE /estadistica-mensual

Admin — Planilla mensual para la Zona Educativa. Consolida matrícula y asistencia del mes.

El módulo genera la planilla mensual de estadísticas que el plantel envía a la Zona Educativa al cierre de cada mes. Reúne datos de matrícula y asistencia diaria en el formato requerido.

Filtros

  • Mes y Año — período de referencia para el cálculo.
  • Nivel — Primaria o Bachillerato (se generan planillas separadas).
  • Días hábiles — campo editable manual. Afecta directamente el porcentaje de asistencia calculado en la Sección II.

Sección I — Matrícula inicial

Conteo de alumnos inscritos al inicio del mes, desglosado por grado, sección y sexo (Masculino / Femenino). Los datos provienen de la colección estudiantes en Firestore.

Sección II — Asistencia diaria

Tabla con un renglón por cada día hábil del mes (lunes a viernes, excluyendo feriados si fueron marcados). Columnas M (Masculino presente) y F (Femenino presente), con el porcentaje de asistencia calculado automáticamente sobre la matrícula total y los días hábiles ingresados.

Sección III — Distribución por edades

Tabla de distribución de alumnos por rango de edad, calculada al mes de referencia (no a la fecha de hoy). Se desglosa por sexo (M / F). Las edades se calculan a partir de la fecha de nacimiento registrada en el perfil del alumno.

FiltrarMes · Año · Nivel
Sección IMatrícula inicial
Sección IIAsistencia diaria
Sección IIIDistribución etaria
ExportarCSV o Imprimir

Exportar y imprimir

El botón Exportar CSV descarga el archivo con el nombre estadistica_AAAA-MM.csv (ej.: estadistica_2026-05.csv). El archivo incluye BOM UTF-8 para compatibilidad con Excel.

El botón Imprimir genera la planilla en formato de impresión con encabezado oficial del plantel y las tres secciones en una sola vista.

Días hábiles editables Si el mes tuvo días de paro, suspensiones o actividades extracurriculares sin clases, ajustar manualmente el campo de días hábiles antes de imprimir. Ese número es el denominador del cálculo de porcentaje de asistencia.

Checklist de cierre de lapso

Jefe de Área / Admin — Verificar cada punto antes de imprimir los boletines definitivos y archivar el lapso.

Completar esta lista en orden antes de imprimir los boletines finales del lapso. Cada punto descarta una fuente común de errores.

Notas y datos del sistema

  • Todos los docentes han guardado las notas del lapso desde el Portal Docente → pestaña Notas.
  • La sábana de notas no tiene celdas vacías inesperadas (verificar columna por columna).
  • El año escolar y el número de lapso son correctos en config/institucion.
  • Los datos de la institución (nombre del plantel, director/a, codPlantel, RIF) están actualizados en config/institucion.

Boletines

  • Los boletines se generaron y se revisó que el cuadro de honor es correcto (posición 1-3 y promedio ≥ 18).
  • Se imprimió al menos un boletín de prueba y el encabezado oficial es correcto antes de imprimir el lote completo.
  • Los boletines fueron firmados y sellados por el director/a antes de entregar a los representantes.

Asistencia MPPE

  • El reporte MPPE del último día hábil del lapso fue generado y revisado.
  • La planilla de estadística mensual del mes de cierre fue generada y enviada a la Zona Educativa.

Constancias

  • Las constancias emitidas durante el lapso fueron firmadas y selladas antes de entregar.
  • Se verificó que el nombre del director/a en el texto de las constancias coincide con el cargo actual.
Al terminar el checklist Con todos los puntos verificados, el lapso está cerrado correctamente. Los datos quedan en Firestore y pueden consultarse en cualquier momento desde los módulos de Control de Estudios.