Manual de Control de Estudios

Orden de uso de los módulos

Los módulos de Control de Estudios funcionan en secuencia. Respetar el orden evita tener que volver atrás a corregir datos.

• 1
  Portal Docente — Carga de notas
  Los docentes ingresan a /portal-docente, seleccionan la materia y el lapso, y guardan las notas desde la pestaña Notas. Este paso lo hace cada docente antes de que Control de Estudios abra cualquier módulo.
• 2
  /sabana — Verificar notas cargadas
  El Jefe de Área revisa la tabla pivot para confirmar que no haya celdas vacías inesperadas. Detecta materias o docentes que no han guardado notas a tiempo.
• 3
  /boletines — Generar boletines y cuadro de honor
  Con las notas completas, se generan los boletines individuales y se identifica el cuadro de honor del lapso.
• 4
  /constancias — Emitir constancias individuales
  Se emiten constancias de estudio, conducta o notas para alumnos que las soliciten, con los datos de la institución impresos automáticamente.
• 5
  /reporte-asistencia — Reporte diario MPPE
  Se consulta la asistencia de cualquier día por grado/sección. Se imprime en el formato estándar del Ministerio.
• 6
  /estadistica-mensual — Planilla mensual Zona Educativa
  Al cierre de cada mes, se genera la planilla de matrícula y asistencia que se envía a la Zona Educativa.

Sábana de notas /sabana

La sábana es una tabla pivot alumno × materia. Cada fila es un alumno; cada columna es una materia. La intersección muestra la nota del lapso seleccionado. La columna final muestra el Promedio General.

Cómo cargar la sábana

• 1
  Seleccionar Grado y Sección en los desplegables superiores.
• 2
  Seleccionar el Lapso (1er Lapso, 2do Lapso, 3er Lapso).
• 3
  Presionar el botón Cargar. La tabla se genera en segundos.

Exportar CSV

El botón Exportar CSV descarga un archivo con todos los datos de la tabla. El archivo incluye el BOM UTF-8 al inicio para que Excel lo abra correctamente con tildes, eñes y caracteres especiales sin ninguna configuración adicional.

Imprimir sábana

El botón Imprimir genera una vista de impresión limpia que incluye un encabezado oficial con el nombre del plantel (tomado de config/institucion), el grado, la sección, el lapso y la fecha de impresión. No aparece ningún elemento de la interfaz del sistema.

Boletines de calificaciones /boletines

Cómo generar los boletines

• 1
  Seleccionar Grado, Sección y Lapso en los filtros superiores.
• 2
  Presionar Cargar boletines. El sistema genera una tarjeta por alumno.
• 3
  Revisar la galería de tarjetas. Cada tarjeta muestra: foto del alumno, nombre completo, promedio global del lapso y posición en la sección.
• 4
  Para ver el detalle, hacer clic en la tarjeta del alumno. Se abre el modal individual con la tabla completa de materias.

Modal individual del alumno

Al hacer clic en una tarjeta se abre el boletín completo del alumno con:

• Encabezado con nombre del plantel, código de plantel, director/a y año escolar (de config/institucion)
• Tabla de materias con columnas E1 / E2 / E3 / Promedio por cada materia
• Fila de totales con el promedio general del lapso
• Posición del alumno en la sección
• Botón Imprimir este boletín — imprime solo el modal, con layout limpio sin UI

Cuadro de honor

Se considera cuadro de honor al alumno que cumple ambas condiciones: posición 1, 2 o 3 en la sección y promedio general igual o mayor a 18 puntos. Las tarjetas de cuadro de honor aparecen con borde dorado y la etiqueta correspondiente.

Imprimir todos los boletines

El botón Imprimir todos abre el diálogo de impresión con todos los boletines de la sección, separados por un salto de página entre cada alumno (page-break-after: always). Ideal para imprimir en un solo lote.

Constancias estudiantiles /constancias

El módulo genera seis tipos de constancias. Todas usan los datos de la institución (nombre del plantel, codPlantel, RIF, director/a) como encabezado oficial.

Paso 1 — Buscar al alumno

El buscador superior tiene autocompletado por nombre: al escribir las primeras letras aparece una lista de coincidencias. Seleccionar al alumno para cargar sus datos.

Paso 2 — Seleccionar tipo de constancia

Constancia editable

Una vez generada la vista previa, cualquier párrafo del cuerpo es editable: al hacer clic sobre él se activa la edición libre de texto. La fecha también es editable con un clic. Esto permite personalizar el nombre del director, agregar observaciones o ajustar la redacción sin modificar la plantilla base.

Imprimir constancia

El botón Imprimir activa un layout de impresión limpio: logo del plantel, encabezado oficial completo, cuerpo de la constancia y espacio para firma y sello. No aparece ningún elemento de la interfaz del sistema.

Constancia de Prosecución (Preescolar)

La Constancia de Prosecución certifica que un alumno de Educación Inicial completó su nivel vigente y continuará estudios en el nivel siguiente durante el año escolar próximo. Es diferente a la Promoción: prosecución es continuar dentro del preescolar (ej. Sala II → Grupo I), mientras que promoción es egresar hacia la Educación Primaria (Grupo III → 1er Grado).

Cómo emitirla

• 1
  Ir a /constancias → clic en la pestaña Prosecución.
• 2
  En el buscador escribir el nombre o cédula escolar del alumno. Solo aparecen alumnos de preescolar que no sean Grupo III (ellos van a la tab Promoción).
• 3
  Seleccionar al alumno. El sistema detecta automáticamente su sección actual (ej: Sala I) y calcula el nivel siguiente (ej: Sala II), así como el año escolar siguiente (ej: 2026-2027 → 2027-2028).
• 4
  Editar el texto si es necesario (nombre del director, fecha) → clic en Generar → Imprimir.

Constancia de Promoción (Preescolar → Primaria)

La Constancia de Promoción certifica que el alumno de Grupo III / Preescolar II cursó y aprobó satisfactoriamente la Educación Inicial y queda promovido al 1er Grado de Educación Primaria, de conformidad con las normas MPPE vigentes.

Cómo emitirla

• 1
  Ir a /constancias → pestaña Promoción.
• 2
  Buscar al alumno. Solo aparecen alumnos cuya sección sea Grupo III o cuyo grado sea Preescolar II.
• 3
  Opcional: pegar el texto oficial de la Zona Educativa en el campo que aparece (si la Zona requiere un párrafo específico en la constancia).
• 4
  Generar → Imprimir. El documento no incluye "a solicitud de la parte interesada" ya que es un egreso formal.

Reporte de asistencia MPPE /reporte-asistencia

El reporte muestra la asistencia diaria de un grado y sección para la fecha seleccionada. Los datos provienen de la colección asistencias_estudiantes en Firestore, donde la portería registra las entradas y salidas.

Cómo generar el reporte

• 1
  Seleccionar la Fecha del reporte (selector de calendario).
• 2
  Seleccionar Grado y Sección.
• 3
  Presionar Cargar. La tabla se genera con los datos de asistencia de ese día.

Subtotales al pie

La tabla incluye una fila de totales que desglosa: Varones Presentes / Varones Ausentes + Hembras Presentes / Hembras Ausentes = Total general. Este formato es el requerido por la planilla estándar del MPPE.

Imprimir reporte

El botón Imprimir reporte MPPE genera una vista de impresión con el encabezado oficial del plantel (nombre, codPlantel, director/a), la fecha, grado y sección, la tabla de asistencia y los subtotales. No aparece ningún elemento de la interfaz.

Estadística mensual MPPE /estadistica-mensual

El módulo genera la planilla mensual de estadísticas que el plantel envía a la Zona Educativa al cierre de cada mes. Reúne datos de matrícula y asistencia diaria en el formato requerido.

Filtros

• Mes y Año — período de referencia para el cálculo.
• Nivel — Primaria o Bachillerato (se generan planillas separadas).
• Días hábiles — campo editable manual. Afecta directamente el porcentaje de asistencia calculado en la Sección II.

Sección I — Matrícula inicial

Conteo de alumnos inscritos al inicio del mes, desglosado por grado, sección y sexo (Masculino / Femenino). Los datos provienen de la colección estudiantes en Firestore.

Sección II — Asistencia diaria

Tabla con un renglón por cada día hábil del mes (lunes a viernes, excluyendo feriados si fueron marcados). Columnas M (Masculino presente) y F (Femenino presente), con el porcentaje de asistencia calculado automáticamente sobre la matrícula total y los días hábiles ingresados.

Sección III — Distribución por edades

Tabla de distribución de alumnos por rango de edad, calculada al mes de referencia (no a la fecha de hoy). Se desglosa por sexo (M / F). Las edades se calculan a partir de la fecha de nacimiento registrada en el perfil del alumno.

Exportar y imprimir

El botón Exportar CSV descarga el archivo con el nombre estadistica_AAAA-MM.csv (ej.: estadistica_2026-05.csv). El archivo incluye BOM UTF-8 para compatibilidad con Excel.

El botón Imprimir genera la planilla en formato de impresión con encabezado oficial del plantel y las tres secciones en una sola vista.

Flujo de admisiones

El módulo de admisiones maneja el proceso completo desde que una familia solicita un cupo hasta que el estudiante queda inscrito en el sistema. Cada solicitud pasa por un pipeline secuencial diferente según el tipo: alumno nuevo (primera vez en el plantel) o reingreso (ya estudió aquí antes).

Cómo llegan las solicitudes

Las familias acceden al formulario público en /solicitud-cupo?colegio=ID (el link se genera desde el Panel Master). Al enviar, la solicitud llega automáticamente a la bandeja de admisiones con estado Pendiente.

Documentos digitales — envío anticipado (opcional)

El formulario incluye una sección opcional llamada "Documentos" donde el representante puede adjuntar hasta 5 archivos antes de enviar la solicitud: Partida de nacimiento, Cédula del estudiante, Notas del plantel anterior, Carnet de vacunas y Foto 3×4. Los formatos aceptados son PDF, JPG, PNG y WEBP.

Al inicio del formulario el representante elige el tipo:

Alumno nuevo — 4 etapas

Etapa 1 — Revisión de documentos

Al abrir la tarjeta de la solicitud, el admin verifica que el representante entregó todos los documentos requeridos. Si están completos, presiona "Documentos completos". La solicitud avanza a la Etapa 2.

Verificar documentos digitales

Si el representante adjuntó archivos al enviar la solicitud, aparece la sección "Documentos digitales" entre los datos del representante y el panel de acción de la etapa. Muestra los 5 documentos posibles:

• 👁 Ver — abre el archivo en una nueva pestaña del navegador (PDF/imagen)
• Verificar → ✓ Verificado — el admin confirma que revisó el documento y es correcto. Haz clic de nuevo para desmarcarlo si hay un error.
• Si el representante no subió ese documento, aparece "No subido" en gris — no hay acción disponible.

Etapa 2 — Entrevista

La coordinadora agenda y realiza la entrevista familiar. En esta etapa se habilita el Expediente Interno (panel morado con candado), visible solo para personal del colegio y nunca para el representante.

Las 3 áreas de evaluación de desarrollo

L = Logrado · EP = En Proceso · I = Iniciando

Al concluir la entrevista, presiona "Entrevista completada". La solicitud avanza a la Etapa 3.

Etapa 3 — Decisión

Solo la directora o coordinadora ejecuta esta acción. Dos opciones:

• Dar cupo → solicitud pasa a "Con cupo". Se habilita botón WhatsApp con mensaje de aprobación.
• Sin cupo disponible → solicitud queda cerrada. El representante recibe mensaje neutro sin motivo explícito.

Etapa 4 — Inscripción formal

Con el representante presente, presiona "Iniciar inscripción formal". Se abre el modal de inscripción con los datos pre-cargados de la solicitud. Completa:

• Datos personales del estudiante (cédula, sexo, nacionalidad)
• Datos del representante (dirección, email)
• Datos académicos (nivel, grado, sección, año escolar)
• Checklist de documentos físicos recibidos en la cita presencial

Al confirmar, el sistema crea automáticamente el perfil del estudiante en estudiantes/{id} y copia la evaluación de desarrollo inicial del expediente interno al perfil. El portal docente accederá a este dato como "Evaluación de ingreso" al arrancar el año.

Reingreso — 3 etapas

El proceso de reingreso es más corto: no requiere entrevista ni expediente interno, ya que el plantel conoce al estudiante.

Etapa 1 — Revisión de documentos

Igual que en alumno nuevo: si el representante subió documentos digitales, aparece la sección "Documentos digitales" con los botones Ver y Verificar. Una vez revisados, presiona "Documentos completos" para avanzar.

Etapa 2 — Decisión

La coordinadora o directora decide si autoriza el reingreso. Al presionar "Autorizar reingreso" la solicitud pasa a "Con cupo". Si no hay cupo, presionar "Sin cupo disponible" (mismo mensaje neutro).

Etapa 3 — Inscripción formal

Mismo modal que alumno nuevo, sin el bloque de evaluación de desarrollo. Al confirmar, se crea el perfil con tipoIngreso: "reingreso" sin copiar evaluacionDesarrollo.

Reinscripción Anual

La reinscripción es el proceso anual por el que los estudiantes que ya están en el plantel (prosecución) confirman que continuarán el siguiente año escolar y cancelan la matrícula. No requiere entrevista, evaluación de desarrollo ni expediente interno.

Flujo completo

Paso 1 — Generar tokens

1. 1
   En preinscripciones.html, presionar el botón "Reinscripción" en la barra superior.
2. 2
   Presionar "Generar reinscripciones". El modal pedirá el año escolar (ej. 2026-2027) y filtros opcionales por grado o sección.
3. 3
   Presionar "Previsualizar": el sistema cuenta cuántos estudiantes activos recibirán token y cuántos ya lo tienen (no se duplican).
4. 4
   Presionar "Generar". Cada estudiante recibe un token UUID único en la colección reinscripciones/.

Paso 2 — Enviar link al representante

Cada card en la lista muestra dos botones:

• Copiar link — copia la URL directamente al portapapeles.
• WA — abre WhatsApp con mensaje preformateado que incluye nombre del estudiante, año escolar y link.

Paso 3 — El representante completa el proceso

Al abrir el link, el representante ve 3 pantallas:

1. 1
   Datos — nombre del hijo pre-cargado. Confirma o actualiza teléfono, email, dirección y contacto de emergencia.
2. 2
   Pago — ve el monto de matrícula en USD con el equivalente en Bs según la tasa BCV del momento. Ingresa monto pagado, método, referencia y sube foto del comprobante.
3. 3
   Confirmación — recibe número de transacción como comprobante de gestión.

Paso 4 — Admin valida el pago

El comprobante llega automáticamente a admin-pagos.html en la cola de "Pendientes", marcado como concepto Matrícula. Al aprobarlo, el sistema:

• Actualiza la reinscripción a estado Pagado.
• Marca al estudiante como Solvente.

Estados de la reinscripción

Checklist de cierre de lapso

Completar esta lista en orden antes de imprimir los boletines finales del lapso. Cada punto descarta una fuente común de errores.

Notas y datos del sistema

• Todos los docentes han guardado las notas del lapso desde el Portal Docente → pestaña Notas.
• La sábana de notas no tiene celdas vacías inesperadas (verificar columna por columna).
• El año escolar y el número de lapso son correctos en config/institucion.
• Los datos de la institución (nombre del plantel, director/a, codPlantel, RIF) están actualizados en config/institucion.

Boletines

• Los boletines se generaron y se revisó que el cuadro de honor es correcto (posición 1-3 y promedio ≥ 18).
• Se imprimió al menos un boletín de prueba y el encabezado oficial es correcto antes de imprimir el lote completo.
• Los boletines fueron firmados y sellados por el director/a antes de entregar a los representantes.

Asistencia MPPE

• El reporte MPPE del último día hábil del lapso fue generado y revisado.
• La planilla de estadística mensual del mes de cierre fue generada y enviada a la Zona Educativa.

Constancias

• Las constancias emitidas durante el lapso fueron firmadas y selladas antes de entregar.
• Se verificó que el nombre del director/a en el texto de las constancias coincide con el cargo actual.